Privacybeleid

Flexsupport wordt de werkgever van de flexwerkers die bij onze opdrachtgevers aan het werk gaan. Als werkgever verwerken we allerlei persoonsgegevens. Wij vinden het belangrijk om zorgvuldig met persoonsgegevens om te gaan én wij zijn dat ook verplicht door de wet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In dit privacybeleid willen wij meer informatie geven.

Wie is Flexsupport?

Flexsupport is ingeschreven bij de KvK onder nummer: 02096540 en is een dochterbedrijf van GAF bv.

Waarom heeft Flexsupport persoonsgegevens nodig?

In het algemeen verzamelen en verwerken wij persoonsgegevens alleen voor de uitvoering van onze taken voor onze opdrachtgevers en (aan de overheid gelieerde) overheidsinstanties. Andere doelen zijn:
• Om een werknemers-/werkgeversrelatie te hebben. Hiervoor moeten we een financiële, personeels-, uren-, verzuim- en / of salarisadministratie uitvoeren.
• Om met onze flexwerkers, opdrachtgever(s) en/of relaties, overeenkomsten te kunnen sluiten en deze uit te kunnen voeren en na te kunnen komen.
• Voor het maken van rapportages, het uitvoeren van marktanalyses, (interne en externe) controles, audits en accountantscontroles en het bevorderen en handhaven van onze kwaliteit.
• Om je flexwerkers en opdrachtgevers met een eigen account toegang te geven tot en gebruik te laten maken van onze besloten online urenregistratie.
• Om de geldende wet- en regelgeving na te kunnen komen en/of het aanvragen van subsidies en premiekortingen, bijvoorbeeld het afdragen van belastingen en sociale premies.
• Om wettelijke re-integratieverplichtingen na te komen en te voldoen aan de opdracht van de overheid om personen met een afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk te helpen.
• Om persoonlijke berichten en speciale aanbiedingen te kunnen sturen die aansluiten op persoonlijke interesses, gebaseerd op de informatie die met ons is gedeeld en de informatie die wij via cookies of vergelijkbare technieken hebben verzameld over het gebruik van onze websites / social media / blogs van Flexsupport.
• Om een opleiding aan te kunnen bieden of test , mocht daar sprake van zijn.
• Om onze producten en dienstverlening te verbeteren of (technische) problemen bij het gebruik van de website of de diensten van Flexsupport op te lossen.
Wij verwerken persoonsgegevens alleen voor bovengenoemde doeleinden. Wanneer wij gegevens gebruiken voor andere doelen dan brengen we u hiervan op de hoogte en nemen de eventueel vereiste maatregelen om ze goed te beschermen.

Waarom mogen wij persoonsgegevens verzamelen?

Wij verzamelen en verwerken persoonsgegevens:
• Omdat dit nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst of om maatregelen te nemen zo’n overeenkomst te sluiten, bijvoorbeeld een arbeidsovereenkomst.
• Omdat dit nodig is om te kunnen voldoen aan onze wettelijke verplichtingen zoals het betalen van belastingen of het uitvoeren van verzuimwetgeving.
• Omdat (indien van toepassing) daar toestemming voor is gegeven. Gegeven toestemming kan ten alle tijden worden ingetrokken.
• Op basis van onze gerechtvaardigde bedrijfsbelangen voor zover de wet en de privacy dit toelaten.

Waar en wanneer verzamelen wij persoonsgegevens?

Persoonsgegevens worden op meerdere manieren met ons gedeeld:
• Het inschrijfformulier in te vullen.
• Een arbeidsovereenkomst met ons aan te gaan of een opdracht voor flexwerk bij ons onder te brengen.
• Per e-mail, bezoek, telefoon, whatsapp of schriftelijk contact op te nemen met één van onze medewerkers.
• Deel te nemen aan een sociale-media-activiteit (door bijvoorbeeld op ‘Vind ik leuk’ of ‘Delen’ te klikken) of via eigen social-media-account aan te melden en deel te nemen aan discussies of onze publicaties verder te verspreiden.
• Een abonnement op onze nieuwsbrief.
• Het vrijwillig deelnemen aan enquêtes of deel te nemen aan een evenement, actie of prijsvraag.
• Cookies die op uw computer of mobiele apparaat worden opgeslagen wanneer u onze website bezoekt.

Welke gegevens verzamelen wij?

Wij verzamelen de volgende gegevens:
• NAW-gegevens, e-mailadres, telefoon en overige contactgegevens.
• Geboortedatum, geboorteplaats en geslacht.
• Burgerlijke staat, nationaliteit en burgerservicenummer (BSN).
• Bankrekeningnummer.
• Kopie ID-bewijs en eventueel werkvergunning.
• Overige gegevens die uitsluitend nodig zijn voor het voeren van een salaris- en verzuimregistratie zoals bijvoorbeeld werkverleden in verband met recht op pensioen. Afhankelijk van de voorkeuren die zijn ingesteld op verschillende sociale mediasites, en de instellingen op onze website, kan bepaalde persoonlijke informatie worden gedeeld met ons.

Welke persoonsgegevens van zakelijke relaties verwerken we?

Wij verwerken ook persoonsgegevens van zakelijke relaties. Dit zijn doorgaans de contactgegevens van medewerkers van opdrachtgevers, leveranciers, verkopers, referenten en andere instanties waarmee Flexsupport een zakelijke relatie onderhoudt. Doorgaans betreft dit de namen, contactgegevens en functies van contactpersonen met als doel het doen van aanbiedingen over de dienstverlening en overige activiteiten, de zakelijke relatie te onderhouden en/of het aangaan van een opdrachtovereenkomst.

Welke bijzondere persoonsgegevens verwerken we?

We verwerken uitsluitend bijzondere persoonsgegevens als dat nodig is om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen, voor zover daar toestemming voor is gegeven, of indien dit anders toegelaten is bij of krachtens de wet. Met ‘bijzondere persoonsgegevens’ wordt bedoeld gegevens over ras, godsdienst of levensovertuiging, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, lidmaatschap vakvereniging of strafrechtelijk verleden.

Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij delen persoonsgegevens alleen met partijen die daartoe gerechtigd zijn of die het nodig hebben inzake onze dienstverlening. Denk hierbij aan onze opdrachtgevers, de softwareleverancier van onze administratie en andere derde partijen zoals de Belastingdienst, verzekeraars, het UWV of arbodienst. Uiteraard alleen in overeenstemming met de wet. In de regel geeft Flexsupport alleen persoonsgegevens vrij in overeenstemming met dit privacybeleid en/of indien dit wettelijk is vereist.

Ingeval Flexsupport (een deel van) haar bedrijf verkoopt, kan deze overdracht ook de overdracht van gerelateerde persoonsgegevens aan de nieuwe eigenaar inhouden.

Flexsupport slaat persoonsgegevens grotendeels op in een cloud. Dit betekent dat persoonsgegevens in opdracht van Flexsupport door een cloudservice provider kunnen worden verwerkt en opgeslagen. Flexsupport heeft organisatorische en contractuele maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen en veiligheids- en privacy-eisen op te leggen aan onze cloudserviceproviders, waaronder het vereiste dat persoonsgegevens uitsluitend worden verwerkt voor de hierboven vermelde doeleinden.

Persoonsgegevens kunnen worden verwerkt buiten de EER, onder andere door gebruik van cloud- en softwarediensten zoals Microsoft en Google. Dit gebeurt uitsluitend op basis van door de EU goedgekeurde standaardcontracten (SCC’s) en passende beveiligingsmaatregelen.

Hoe lang bewaren we persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld, tenzij wij op grond van wet- en regelgeving verplicht zijn gegevens langer te bewaren.

Voor Flexsupport gelden in beginsel de volgende bewaartermijnen:
Gegevens van ingeschreven kandidaten die niet aan het werk zijn gegaan, bewaren wij tot maximaal 4 weken na uitschrijving. Indien een kandidaat binnen deze periode niet aan het werk gaat en wordt uitgeschreven, worden de persoonsgegevens verwijderd.

Persoonsgegevens uit het personeelsdossier bewaren wij gedurende de looptijd van de arbeidsovereenkomst en in beginsel tot maximaal 2 jaar na beëindiging van het dienstverband, tenzij een wettelijke bewaarplicht of een lopend geschil een langere bewaartermijn noodzakelijk maakt.

Gegevens uit de salaris- en financiële administratie bewaren wij gedurende 7 jaar conform de fiscale bewaarplicht.

Kopieën van identiteitsbewijzen, loonbelastingverklaringen en documenten met betrekking tot tewerkstellingsvergunningen bewaren wij gedurende 5 jaar na beëindiging van het dienstverband, voor zover wettelijk verplicht.

Gegevens met betrekking tot verzuim en re-integratie bewaren wij tot twee jaar na het herstel van de werknemer, of indien de werknemer uit dienst treedt tot maximaal twee jaar na het einde van het dienstverband.

Na afloop van de toepasselijke bewaartermijnen worden persoonsgegevens verwijderd of geanonimiseerd.

Maakt Flexsupport gebruik van geautomatiseerde besluitvorming?

Flexsupport maakt geen gebruik van uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming die rechtsgevolgen heeft voor betrokkenen. Besluiten over indiensttreding, plaatsingen, verlenging of beëindiging van arbeidsovereenkomsten en salarisverwerking worden altijd beoordeeld en/of gecontroleerd door medewerkers van Flexsupport.

Welke rechten heeft u?

We verwachten van u dat u uw gegevens zelf up-to-date houdt. Wijzigingen kunt u doorgeven via onze communicatiekanalen. Als u niet wilt dat Flexsupport persoonlijke aanbiedingen of informatie stuurt, kun u dit ons laten weten. Wij willen u wijzen op uw wettelijke recht van inzage, correctie, wissen en beperking. Wilt u hier gebruik van maken? Neem contact met ons op!

U heeft het recht om de persoonsgegevens die u aan ons heeft verstrekt op te vragen en deze, indien gewenst, over te laten dragen aan een andere organisatie.

U heeft het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. Wanneer u bezwaar maakt, zullen wij de verwerking stoppen, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden hebben om de verwerking voort te zetten

Indien wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van uw toestemming, kunt u deze toestemming op ieder moment intrekken.

Heeft u een klacht over de wijze waarop wij omgaan met uw persoonsgegevens? Dan horen wij dit graag, zodat wij samen naar een oplossing kunnen zoeken. Daarnaast heeft u altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Meer informatie hierover vindt u op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Plaatst Flexsupport cookies?

Onze website maakt gebruik van cookies en slaat technische informatie op. Cookies zijn kleine informatiebestanden die een website op uw apparaat achterlaat. Denk hierbij aan:
• IP-adres van de bezoeker.
• Datum en tijd van het bezoek.
• URL van de verwijzende site (de site waarvan de bezoeker afkomstig is).
• De op onze website bezochte pagina‘s.
• Informatie over de gebruikte browser (type en versie, besturingssysteem, etc.).

Technische informatie en cookies worden door ons gebruikt om bezoek op de website(s) te vergemakkelijken, de prestaties en gebruikerservaring te verbeteren en de relevantie van het aanbod aan informatie op deze website te verhogen. Wilt u geen cookies op uw computer of smartphone? U kunt ze zelf verwijderen. Zie voor meer informatie de website van de Consumentenbond of via de privacy instellingen van uw mobiele device.

Hoe beveiligen we de verwerking van persoonsgegevens?

Flexsupport doet er alles aan om de persoonsgegevens die u verstrekt, tegen onrechtmatig gebruik, verlies, of ongeoorloofde toegang te beschermen. Om dit te voorkomen maken wij gebruik van verschillende fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen zoals het toepassen van toegangsbeheer, firewalls en beveiligde servers en encryptie van bepaalde typen gegevens, zoals financiële informatie en andere gevoelige gegevens.

Wat te doen bij een datalek?

Vanaf 1 januari 2016 is er een gewijzigde wettelijke regeling voor wat betreft de melding van datalekken. Indien u het vermoeden heeft dat er sprake is van een datalek, vragen wij u dit direct te melden via onderstaande contactgegevens.

De tekst van dit privacy statement is geüpdatet in juni 2026. Vragen, opmerkingen, klachten? Neem dan contact met ons op via onderstaande contactgegevens.